Depósito de cuentas

NUEVO PLAN GENERAL CONTABLE

EJERCICIOS QUE INICIEN A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2008

NORMATIVA

Ley 16/2007 de 4 de julio de reforma y adaptación mercantil en materia contable para su armonización internacional con la normativa de la Unión Europea.

RD 1514/2007 de 16 de noviembre por el que se aprueba el PGC.

RD 1515/2007 de 16 de noviembre de 2007 por el que se aprueba el NPGC de PYMES y los criterios específicos para microempresas.

Orden Jus/206/2009 de 28 de enero por la que se aprueban los nuevos modelos normalizados de cuentas, y Orden JUS /1291/2009 de 21 de mayo por la que se modifica la anterior en tanto se trata de una corrección de erratas.

Resolución de 25 de mayo de 2009, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada una de las Comunidades Autónomas, de los modelos de las cuentas anuales que deben depositarse en los Registros Mercantiles.
Se encuentran en la página web del Ministerio de Justicia www.mjusticia.es, en la página web del ICAC http://www.icac.meh.es/ y en la web del Colegio de Registradores www.registradores.org

Habrá 3 modelos de presentación:

1. Modelo normal con informe de gestión y de auditoría, en su caso.

2. Balance, Estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados (175 LSA):

1. Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 e.
2.Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 e.
3. Que el núemro medio de empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Se han de cumplir al menos dos de las tres circunstancias, durante dos ejercicios consecutivos.

Con respecto a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (art. 176 LSA):

1. Que el total de las partidas del activo no supere 11.400.000 e.
2. Que el importe neto de su cifra de negocios no supere 22.800.000 e.
3. Núm. medio d eempleados no supere 250.

Se han de cumplir al menos dos de las tres circunstancias, durante dos ejercicios consecutivos.

3. Modelo pymes y criterios específicos aplicables por microempresas .

a) Pymes: para sociedades que cumplan las condiciones establecidas en al art. 175 LSA, igual que para el modelo abreviado (art. 2 RD 1515/2007).

Supuestos de exclusión (art. 2.2 RD 1515/2007):

1. Empresas que hayan emitido valores admitidos a negociación en mercados regulados de cualquier Estado miembro de la UE.
2. Empresas que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
3. Empresas que su moneda funcional sea distinta del euro.
4. Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público.


b) Criterios específicos aplicables por microempresas: podrán ser aplicados por todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos , al menos 2 de las siguientes circunstancias:

1. Que el total de las partidas del activo no supere el 1.000.000 e.
2. Que el importe neto de la cifra anual de negocios no supere los 2.000.000 e.
3. Que el número de medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 10.

La opción que una microempresa ejerza de aplicar el PGC abreviado, de Pymes o los criterios específicos , deberá mantenerse de manera continuada como mínimo durante 3 años consecutivos, a no ser que la empresa pierda la facultad de aplicarlos (arts. 2.3 y 4.2 RD1515/2007).

Se introducen dos nuevos documentos a presentar (art. 34 C de C):

- Estados de cambios en el patrimonio neto (ECPN): debe incorporar el resultado del ejercicio, las variaciones debidas a cambios en criterios contable, las correcciones de errores, y otros ajustes de valor (art. 35.3 C de C).

- Estado de flujos de efectivos (EFE), sólo será obligatorio para las sociedades que no puedan formular Balance, ECPN y Memoria abreviados (art. 175 LSA): debe indicar los cobros y pagos realizados por la empresa , con el objetivo de informar acerca de los movimientos en el efectivo de la empresa durante el ejercicio. Se pretende informar también sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo pero también de otros activos líquidos equivalentes.

Con respecto a la OBLIGACIÓN COMPARATIVA establecida en el art. 35.6 C de C, hay que decir que en virtud de la Dispos. transitoria cuarta del RD 1514/2007 y Dispos. Transitoria tercera del RD 1515/2007 , las cuentas anuales del ejercicio que se inicie a partir del 1 de enero de 2008, se considerarán cuentas anuales iniciales, por lo que no se reflejarán cifras comparativas. No obstante, en la MEMORIA se reflejará tanto el balance como la cuenta de pérdidas y ganancias incluidos en las cuentas anuales del ejercicio anterior.

EL ART. 366 RRM regula todos los documentos que deben presentarse junto con las cuentas anuales.

El modelo de MEMORIA que se regula en la Orden JUS/ 206/2009 de 28 de enero y Orden JUS/1291/2009 de 21 de mayo es de utilización POTESTATIVA.

La información mínima a incluir en la MEMORIA viene establecido en los arts. 200 LSA para el MODELO NORMAL y 201 LSA para el modelo ABREVIADO Y PYMES.

IMPORTANTE SÓLO PARA DEPÓSITOS DIGITALES

En la certificación del acta de la junta general de socios donde se aprueban las cuentas anuales se identificará de forma inequívoca la huella digital producida por el algoritmo estándar MD5 aplicado al fichero .ZIP o, al menos, la manifestación de que las cuentas presentadas digitalmente coinciden con las aprobadas (ORDEN JUS/ 206/2009 de 28 de enero, ANEXO II) E Instrucción de 30 de diciembre de 1999 de la DGRN complementada por la Instrucción de 13 de junio de 2003 de la DGRN.

IMPORTANTE SÓLO PARA DEPÓSITOS TELEMÁTICOS.

En la certificación del acta de la junta general de socios donde se aprueban las cuentas anuales se ha de identificar el algoritmo MD5 generado en la huella o , al menos , expresar la manifestación de que las cuentas anuales presentadas telemáticamente coinciden con las aprobadas ( Art. 366 y 368 RRM, Instrucción de 30 de diciembre de 1999 de la DGRN sobre presentación de cuentas anuales en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos, y su Instrucción complementaria de 13 de junio de 2003)


PRESENTACION Y DEPOSITO DE CUENTAS EN 2009

En la campaña 2009, la dinámica de la presentación de las CUENTAS ANUALES sufre variaciones sustanciales con referencia a la campaña anterior.

MODIFICACIONES EN EL DEPOSITO DE CUENTAS DERIVADAS DEL NUEVO PLAN GENERAL CONTABLE Y DE LA ORDEN MINISTERIAL DE 28 DE ENERO DE 2009 (BOE 10 DE FEBRERO DE 2009).


A) MODALIDADES DE PRESENTACION DE CUENTAS ANUALES:

1º.- ENVIO TELEMATICO

Deberá aportarse al Registro en los siguientes 15 días hábiles y en la carpeta correspondiente, los siguientes documentos:

- Instancia de solicitud.
- Certificado del acta de la Junta con la/s firma/s legitimadas notarialmente.
- Certificado de la huella digital.
- Acuse de recibo que genera el propio envío telemático.

2º.- PRESENTACION EN SOPORTE C/D o DVD.

Deberán aportarse al Registro en la carpeta correspondiente, los siguientes documentos:

- Instancia de solicitud.
- Certificado del acta de la Junta con la/s firma/s legitimadas notarialmente.
- Certificado de la huella digital.
- El CD o DVD, en el que debe constar el fichero .zip que genera el nuevo D2. Dicho fichero debe incluir todos los demás documentos, objeto de depósito, que serán cumplimentados e importados desde el D2.


3º.- PRESENTACION EN SOPORTE PAPEL.


Todos los documentos se presentan en papel. Respecto de las cuentas anuales, el modelo que se imprime desde el programa ND2 no es considerado modelo normalizado. Es de advertir que en el lateral del documento impreso consta: “No apto para su presentación en papel”.


NOVEDADES A TENER EN CUENTA

- IDENTIFICACION DEL TIPO DE MODELO NORMALIZADO QUE SE PRESENTA

En la Certificación del Acta de la Junta se hará constar expresamente qué tipo de modelo oficial se presenta: PYME, ABREVIADO O NORMAL.

- IDENTIFICACION DE LAS CUENTAS ANUALES

En al presentación digital (CD, DVD, TELEMATICA) se debe identificar las cuentas en el certificado del acta de la Junta mediante la trascripción de los 26 dígitos del código alfanumérico. Para evitar la necesidad de modificar el código en la certificación en caso de existir defectos, se admitirá la fórmula genérica de identificación siguiente:

“Se ha generado el código alfanumérico que se consigna en el certificado de la huella digital firmado, que como anexo se acompaña al presente certificado, formando parte de él.”


MEMORIA

La Memoria deberá ajustarse al contenido mínimo indicado en la O.M. de 28-01-09 (BOE 10 de Febrero de 2009), es decir, 13 partidas si las cuentas se formulan en modelos PYMES o ABREVIADOS y 25 partidas si las cuentas se formulan en modelos ORDINARIOS. Si en alguno de los epígrafes de la memoria no hay información que reflejar, se dejará el título del epígrafe y junto a él se indicará. “Sin contenido.”

MUY IMPORTANTE.

En todas las memorias, sean del modelo que sean, se reflejará el ejercicio comparativo anterior, (aunque tienen las columnas del comparativo, es porque son modelos normalizados, pero el ejercicio 2008 se toma como un ejercicio inicial), introduciendo en ella, los balances y la cuenta de pérdidas y ganancias del año 2007.

Si este comparativo se acompaña en un fichero distinto a la memoria, en ella deberá quedar claramente especificado que tal contenido figura en un ANEXO a la Memoria, que la acompaña y complementa.

En todas las memorias, sean del modelo que sean, se reflejará el ejercicio comparativo anterior. Si este comparativo se acompaña en un fichero distinto a la memoria, en ella deberá quedar claramente especificado que tal contenido figura en un ANEXO a la Memoria, que la acompaña y complementa.

En el punto 13 de la memoria, en "otra información", hay un apartado llamado texto libre donde poner el balance del 2007 o la referencia a dicho documento.

Se recuerda que:
· La presentación de las cuentas anuales se debe realizar como máximo un mes después de la celebración de la Junta General que las apruebe, para que dicho depósito se encuentre en plazo.
· En los casos en que los documentos de las cuentas anuales generen una huella digital (soporte magnético, disco cd o telemáticamente), dicha huella deberá consignarse en la certificación del acta de la junta (identificación de las cuentas), indicando los 26 dígitos alfanuméricos en mayúsculas o añadiendo literalmente el siguiente texto: " Se ha generado el código alfanumérico que se consigna en el certificado de la huella digital firmado, que como anexo se acompaña al presente, formando parte de él."
· Las fecha de expedición que se indique en la certificación, debe guardar coherencia con la fecha de la Junta y con la fecha de legitimación notarial.
· La instancia de presentación debe constar firmada por el presentante.
· La declaración medioambiental y la declaración negativa de autocartera deben constar firmadas por quien posea la facultad certificante.
· Los datos que se declaren en los modelos normalizados, deben estar consignados en sus casillas correspondientes para no ser calificados defectuosos.
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· Solicitamos que los documentos que se aporten, sean revisados antes de su presentación, puesto que la experiencia nos demuestra que la inmensa mayoría de defectos formales que impiden el depósito de las mismas podrían evitarse con dicha revisión.
· Los modelos aprobados por la Orden Ministerial de 28 de enero de 2009, publicados en el BOE de 10 de Febrero de 2009, válidos para el ejercicio contable 2008 y sucesivos, se encuentran a su disposición en formato PDF en las páginas web del Ministerio de Justicia, Colegio de Registradores, Consejo General del Notariado, Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y Banco de España. Es de advertir que la instancia de presentación deberá presentarse por duplicado.

¿Qué documentos debo de presentar en el Registro Mercantil?

Todos los indicados en el artículo 366 del Reglamento del Registro Mercantil que son:
1. Solicitud firmada por el presentante. 2. Certificación del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas notarialmente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado. La Certificación contendrá todas las circunstancias exigidas por el artículo 112 de este Reglamento y expresará si las cuentas han sido formuladas de forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa. La certificación expresará igualmente, bajo fe del certificante, que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa. El informe de los auditores de cuentas deberá estar firmado por éstos. 3. Un ejemplar de las cuentas anuales, debidamente identificado en la certificación a que se refiere el número anterior. Las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal (artículo 34 del Código de Comercio), el estado de flujos y los cambios en el patrimonio neto a partir de las contabilidades referentes al ejercicio 2008. 4. Un ejemplar del informe de gestión. 5. Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría. 6. Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo. 7. Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. Esta certificación podrá incluirse en la contemplada por el párrafo 2º de este apartado. 8. Declaración acerca de la información medioambiental conforme a la Resolución de 25 de Marzo de 2002 del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (BOE de 4 de Abril ) que, con arreglo al R.D. 437/98 de 30 de Marzo, ratificado por Orden del Ministerio de Economía de 8 de Octubre de 2001 (BOE de 9 de Noviembre), exige que la Sociedad deberá presentar con las cuentas anuales y en hoja preferentemente aparte LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA CONTABILIDAD MEDIOAMBIENTAL que se desarrolla en dicha resolución.


[*] Convenio de 19 de diciembre de 2001 de Colaboración entre la Generalitat de Cataluña y la correspondiente Asamblea Territorial del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles, para facilitar el cumplimiento por las Cooperativas catalanas de las obligaciones relativas a la legalización de sus libros y al depósito de sus cuentas.
[*] Resolución de 25 de Marzo de 2002 del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (BOE de 4 de Abril) que, con arreglo al R.D. 437/98 de 30 de Marzo, ratificado por Orden del Ministerio de Economia de 8 de Octubre de 2001 (BOE de 9 de Noviembre), exige que la Sociedad debera presentar con las cuentas anuales y en hoja preferentemente aparte LA INFORMACION RELATIVA A LA CONTABILIDAD MEDIOAMBIENTAL que se desarrolla en dicha Resolución.
[*] Orden Ministerial del 28 de Enero de 2009 publicada en el BOE de 10 de Febrero del mismo año, por la que se modifican los modelos oficiales adaptados al nuevo plan general contable.
[*] Artículos 34 al 49 del Código de Comercio
[*] Artículos 365 al 377 del Reglamento del Registro Mercantil.