Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Igual obligación incumbe a los liquidadores respecto del estado anual de cuentas de la liquidación. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil.
Según la Disposición Adicional cuarta de la Ley 7/1996 de 15 de Enero:
Las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas en el Registro Mercantil en la forma en que se determine reglamentariamente, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas, hayan superado la cifra de 100.000.000 de pesetas.
Estas obligaciones no serán aplicables a los comerciantes que sean personas físicas.
La falta de inscripción o de depósito de las cuentas será sancionada en la forma prevista en el artículo 221 de la Ley de Sociedades Anónimas.
Lo dispuesto en los apartados anteriores se aplicará sin perjuicio de la obligación de inscripción y depósito de cuentas establecida para otras entidades de acuerdo con sus normas específicas.

En soporte papel. Todos los documentos se acompañan en papel, en este caso, los son modelos normalizados suministrados en este Registro o los modelos obtenidos telemáticamente en formato PDF.
En soporte disco o CD. El Colegio de Registradores proporciona el programa D2 para cuentas anuales, gratuito y que se puede descargar pulsando clic aquí. Se pueden incluir en él los siguientes documentos: Balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, informe de gestión, informe medioambiental, declaración de autocartera, cambios en el patrimonio neto, estado de flujo de efectivo, en su caso e informe de auditoria si fuese necesario. Tanto la instancia de solicitud, como el certificado de la firma digital con las firmas correspondientes y el certificado del acta de la junta con firmas legitimadas, deberán presentarse inexcusablemente en soporte papel.
Por vía telemática. Cuando la persona o personas legitimadas para certificar de la aprobación de las cuentas dispongan de firma electrónica reconocida, el fichero comprimido .ZIP (documentos que forman las cuentas anuales) y el fichero que contenga la certificación de aprobación de cuentas, autorizados ambos con la firma electrónica del o de los certificantes, podrán ser remitidos telemáticamente a través de la sece electrónica del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles al Registro Mercantil competente (Orden Ministerial de 28 de Enero de 2009).
Cuando la persona o personas legitimadas para certificar la aprobación de las cuentas no dispongan de firma eletrónica reconocida, el fichero comprimido .ZIP, que deberá haber generado previamente una huella digital, podrá ser remitido telemáticamente con la firma electrónica reconocida del presentante al Registro Mercantil competente a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bientes Muebles. En este caso la certificación del acta de la junta deberá presentarse en soporte papel con la firma del certificante legitimada notarialmente (Orden Ministerial de 28 de Enero de 20009).

El plazo para la formulación de las cuentas anuales es de tres meses desde el cierre de su ejercicio social. La presentación de las cuentas en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si son presentadas dentro del mes siguiente a la celebración de la Junta de aprobación de las mismas. Artículo 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil.

Mediante la recepción telemática en el correo electrónico del presentante de la factura definitiva y del certificado del depósito (en las cuentas presentadas telematicamente), o bien por correo ordinario o de forma presencial recogidas en el Registro.

Se notificará de la misma manera que el depósito realizado, mediante correo electrónico. El presentante o autorizado deberá personarse en las oficinas del Registro y retirar la carpeta defectuosa. Se recuerda que la vigencia del asiento de presentación es de 5 meses conforme al artículo 43 del Reglamento del Registro Mercantil.

Todos los indicados en el artículo 366 del Reglamento del Registro Mercantil que son:

1. Solicitud firmada por el presentante
2. Certificación del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas notarialmente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado. La Certificación contendrá todas las circunstancias exigidas por el artículo 112 de este Reglamento y expresará si las cuentas han sido formuladas de forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa. La certificación expresará igualmente, bajo fe del certificante, que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa. El informe de los auditores de cuentas deberá estar firmado por éstos.
3. Un ejemplar de las cuentas anuales, debidamente identificado en la certificación a que se refiere el número anterior. Las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal (artículo 34 del Código de Comercio, el estado de flujos y los cambios en el patrimonio neto a partir de las contabilidades referentes al ejercicio 2008).
4. Un ejemplar del informe de gestión.
5. Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
6. Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
7. Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. Esta certificación podrá incluirse en la contemplada por el párrafo 2º de este apartadao.
8. Declaración acerca de la información medioambiental conforme a la Resolución de 25 de Marzo de 2002 del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (BOE de 4 de Abril ) que, con arreglo al R.D. 437/98 de 30 de Marzo, ratificado por Orden del Ministerio de Economía de 8 de Octubre de 2001 (BOE de 9 de Noviembre), exige que la Sociedad deberá presentar con las cuentas anuales y en hoja preferentemente aparte LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA CONTABILIDAD MEDIOAMBIENTAL que se desarrolla en dicha resolución.

La posibilidad de presentar el Balance y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, viene regulado en el artículo 175 de la Ley de Sociedades Anónimas:Podrán formular balance abreviado las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

1. Que el total de las partidas del activo no supere los los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.
En el primer ejercicio social desde su constitución transformación o fusión, las sociedades podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior.
Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de la facultad prevista en el apartado 1 del artículo 175 de la L.S.A.
Cuando la sociedad pueda formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto en modelo abreviado, el estado de flujos de efectivo no será obligatorio.

La posibilidad de presentar la cuenta de perdidas y ganancias abreviada viene regulado en el artículo 176 de la ley de Sociedades Anónimas:Podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

1. Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.
2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.
3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.
En el primer ejercicio social desde su constitución transformación o fusión, las sociedades podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior.
Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de la facultad prevista en el apartado 1 del artículo 176 de la L.S.A.

Cuentas Auditadas: La obligación de las sociedades a auditar sus cuentas esta regulada en el artículo 203 de la Ley de Sociedades Anónimas:
Las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser revisados por auditores de cuentas. Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado.

El horario comprende desde las 9:00 a las 14:00 horas todos los días laborables, excepto los sábados.
Artículo 42 del Código de Comercio:
"1. Toda sociedad dominante de un grupo de sociedades estará obligada a formular las cuentas anuales y el informe de gestión consolidados en la forma prevista en esta sección.
Existe un grupo cuando una sociedad ostente o pueda ostentar, directa o indirectamente, el control de otra u otras. En particular, se presumirá que existe control cuando una sociedad, que se calificará como dominante, se encuentre en relación con otra sociedad, que se calificará como dependiente, en alguna de las siguientes situaciones: a) Posea la mayoría de los derechos de voto. b) Tenga la facultad de nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración. c) Pueda disponer, en virtud de acuerdos celebrados con terceros, de la mayoría de los derechos de voto.Haya designado con sus votos a la mayoría de los miembros del órgano de administración, que desempeñen su cargo en el momento en que deban formularse las cuentas consolidadas y durante los dos ejercicios inmediatamente anteriores. En particular, se presumirá esta circunstancia cuando la mayoría de los miembros del órgano de administración de la sociedad dominada sean miembros del órgano de administración o altos directivos de la sociedad dominante o de otra dominada por ésta. Este supuesto no dará lugar a la consolidación si la sociedad cuyos administradores han sido nombrados, está vinculada a otra en alguno de los casos previstos en las dos primeras letras de este apartado.
A los efectos de este apartado, a los derechos de voto de la entidad dominante se añadirán los que posea a través de otras sociedades dependientes o a través de personas que actúen en su propio nombre pero por cuenta de la entidad dominante o de otras dependientes o aquellos de los que disponga concertadamente con cualquier otra persona.
2. La obligación de formular las cuentas anuales y el informe de gestión consolidados no exime a las sociedades integrantes del grupo de formular sus propias cuentas anuales y el informe de gestión correspondiente, conforme a su régimen específico.
3. La sociedad obligada a formular las cuentas anuales consolidadas deberá incluir en ellas, a las sociedades integrantes del grupo en los términos establecidos en el apartado 1 de este artículo, así como a cualquier empresa dominada por éstas, cualquiera que sea su forma jurídica y con independencia de su domicilio social.
4. La junta general de la sociedad obligada a formular las cuentas anuales consolidadas deberá designar a los auditores de cuentas que habrán de controlar las cuentas anuales y el informe de gestión del grupo. Los auditores verificarán la concordancia del informe de gestión con las cuentas anuales consolidadas.
5. Las cuentas consolidadas y el informe de gestión del grupo habrán de someterse a la aprobación de la junta general de la sociedad obligada a consolidar simultáneamente con las cuentas anuales de esta sociedad. Los socios de las sociedades pertenecientes al grupo podrán obtener de la sociedad obligada a formular las cuentas anuales consolidadas los documentos sometidos a la aprobación de la Junta, así como el informe de gestión del grupo y el informe de los auditores. El depósito de las cuentas consolidadas, del informe de gestión del grupo y del informe de los auditores de cuentas en el Registro Mercantil y la publicación del mismo se efectuarán de conformidad con lo establecido para las cuentas anuales de las sociedades anónimas.
6. Lo dispuesto en la presente sección será de aplicación a los casos en que voluntariamente cualquier persona física o jurídica formule y publique cuentas consolidadas. Igualmente se aplicarán estas normas, en cuanto sea posible, a los supuestos de formulación y publicación de cuentas consolidadas por cualquier persona física o jurídica distinta de las contempladas en el apartado 1 del presente artículo."

Artículo 43 del Código de Comercio:
"No obstante lo dispuesto en el artículo anterior, las sociedades en él mencionadas no estarán obligadas a efectuar la consolidación, si se cumple alguna de las situaciones siguientes: 1) Cuando en la fecha de cierre del ejercicio de la sociedad obligada a consolidar el conjunto de las sociedades no sobrepase, en sus últimas cuentas anuales, dos de los límites señalados en la Ley de Sociedades Anónimas para la formulación de cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, salvo que alguna de las sociedades del grupo haya emitido valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea. 2) Cuando la sociedad obligada a consolidar sometida a la legislación española sea al mismo tiempo dependiente de otra que se rija por dicha legislación o por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, si esta última sociedad posee el 50 % o más de las participaciones sociales de aquéllas y, los accionistas o socios que posean, al menos, el 10 % no hayan solicitado la formulación de cuentas consolidadas 6 meses antes del cierre del ejercicio. En todo caso será preciso que se cumplan los requisitos siguientes: a) Que la sociedad dispensada de formalizar la consolidación, así como todas las sociedades que debiera incluir en la consolidación, se consoliden en las cuentas de un grupo mayor, cuya sociedad dominante esté sometida a la legislación de un Estado miembro de la Unión Europea. b) Que la sociedad dispensada de formalizar la consolidación indique en sus cuentas la mención de estar exenta de la obligación de establecer las cuentas consolidadas, el grupo al que pertenece, la razón social y el domicilio de la sociedad dominante. c) Que las cuentas consolidadas de la socie dad dominante, así como el informe de gestión y el informe de los auditores, se depositen en el Registro Mercantil, traducidos a alguna de las lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma, donde tenga su domicilio la sociedad dispensada. d) Que la sociedad dispensada de formalizar la consolidación no haya emitido valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea."

Artículo 43 bis:
"Las cuentas anuales consolidadas deberán formularse de acuerdo con las siguientes normas: a) Si, a la fecha de cierre del ejercicio alguna de las sociedades del grupo ha emitido valores admitidos a cotización en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, aplicarán las normas internacionales de información financiera adoptadas por los Reglamentos de la Unión Europea. b) No obstante, también les serán de aplicación los artículos 42, 43 y 49 de este Código. Asimismo, deberán incluir en las cuentas anuales consolidadas la información contenida en las indicaciones 1 a 9 del artículo 48 de este Código. c) Si, a la fecha de cierre del ejercicio ninguna de las sociedades del grupo ha emitido valores admitidos a cotización en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, podrán optar por la aplicación de las normas de contabilidad incluidas en este Código y sus disposiciones de desarrollo, o por las normas internacionales de información financiera adoptadas por los Reglamentos de la Unión Europea. Si optan por estas últimas, las cuentas anuales consolidadas deberán elaborarse de manera continuada de acuerdo con las citadas normas, siéndoles igualmente de aplicación lo dispuesto en el último párrafo de la letra a de este artículo."

Artículo 44 del Código de Comercio:
"Las cuentas anuales consolidadas comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria, consolidados. Estos documentos forman una unidad. A las cuentas anuales consolidadas se unirá el informe de gestión consolidado.
2. Las cuentas anuales consolidadas deberán formularse con claridad y reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados del conjunto constituido por las sociedades incluidas en la consolidación. Cuando la aplicación de las disposiciones de este Código no fuera suficiente para dar la imagen fiel, en el sentido indicado anteriormente, se aportarán en la memoria las informaciones complementarias precisas para alcanzar ese resultado.
En casos excepcionales, si la aplicación de una disposición contenida en los artículos siguientes fuera incompatible con la imagen fiel que deben ofrecer las cuentas consolidadas tal disposición no será aplicable. En tales casos, en la memoria deberá señalarse esa falta de aplicación, motivarse suficientemente y explicarse su influencia sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados del grupo.
3. Las cuentas anuales consolidadas se establecerán en la misma fecha que las cuentas anuales de la sociedad obligada a consolidar. Si la fecha de cierre del ejercicio de una sociedad comprendida en la consolidación difiere en más de tres meses de la correspondiente a las cuentas consolidadas, su inclusión en éstas se hará mediante cuentas intermedias referidas a la fecha en que se establezcan las consolidadas.
4. Cuando la composición de las empresas incluidas en la consolidación hubiese variado considerablemente en el curso de un ejercicio, las cuentas anuales consolidadas deberán incluir en la memoria la información necesaria para que la comparación de sucesivos estados financieros consolidados muestre los principales cambios que han tenido lugar entre ejercicios.
5. Las cuentas consolidadas deberán ser formuladas expresando los valores en euros.
6. Las cuentas y el informe de gestión consolidados serán firmados por todos los administradores de la sociedad obligada a formularlos, que responderán de la veracidad de los mismos. Si faltara la firma de alguno de ellos, se señalará en los documentos en que falte, con expresa mención de la causa."

Artículo 372 del Reglamento del Registro Mercantil:
Obligación de presentación de las cuentas consolidadas.
Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas consolidadas por la Junta general de socios de la sociedad dominante, los administradores presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio de dicha sociedad la certificación del acuerdo de la Junta general de que las cuentas consolidadas han sido aprobadas, al que adjuntarán un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como del informe de gestión consolidado y del informe de los auditores de cuentas del grupo.

Existen dos posibilidades de error:

1. Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a una transcripción errónea de los mismos. Lo que supone que simplemente con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error y su subsanación acompañando a los nuevos documentos con los datos transcritos correctamente, se procedería al depósito de las Cuentas de Rectificación.
2. Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario una nueva formulación de las cuentas, una nueva junta y una nueva certificación del acta de dicha junta donde el primer acuerdo sea, la rectificación del acuerdo anterior de aprobación de las cuentas anuales, en virtud de una nueva formulación de las mismas y la consiguiente aprobación de las nuevas cuentas formuladas, aportando con la ya indicada nueva certificación, todos los documentos subsanados necesarios para un correcto depósito.