PRESENTACION Y LEGALIZACION DE LIBROS EN 2008
El Registro Mercantil de Tarragona recomienda la presentación telemática de los libros contables dada su agilidad y rapidez, no siendo necesaria la presencia física de los usuarios en nuentras oficinas, ni la previa presentación de la autoliquidación de la provisión de fondos.

Cuando se solicite la legalización de libros contables de sujetos no inscritos (art. 81 RRM), se aportará una copia del documento que acredite su denominación y el periodo de su ejercicio social, así como una etiqueta fiscal que acredite su CIF.

Las instancias deben de estar cumplimentdas en su totalidad, deben de contener la firma del órgano de administración y el sello de la sociedad, en caso de no tenerlo, será suficiente la identificación mediante el nombre y el DNI del administrador.

Para cualquier consulta relacionada con la sección de libros pueden llamar al teléfono 977223053. Si las consultas solicitadas hacen referencia al procedimiento a seguir para la presentación telemática o en soporte disco, deberán de llamar al teléfono 902734375. En cualquier caso, también tienen a su disposición el teléfono general del Registro Mercantil el 977223053.
Preguntas más frecuentes en la legalización de libros
¿Qué tengo que hacer para legalizar los libros en soporte papel y soporte cd?
El procedimiento a seguir es sumamente sencillo:
  • Adquirir la instancia de legalización de libros en el propio Registro mercantil. La instancia debe presentarse por duplicado.
  • Cumplimentar la instancia debidamente conforme a lo dispuesto en el artículo 330 del RRM.
  • Hacer la autoliquidación de la provisión de fondos mediante el impreso correspondiente que tienene a su disposición en el Registro.
  • Presentar las dos copias de la instancia, el documento de autoliquidación de la provisión de fondos con el sello y validación mecánida necesaria de la entidad bancaria correspondiente, los libros tanto en soporte papel como en soporte cd. En el caso de soporte cd deberán adjuntar también el certificado de la huella digital.
¿Quién tiene la obligación de legalizar sus libros contables?
Como norma general y conforme al artículo 25 del Código de Comercio todos los empresarios.

Los sujeto obligados a su inscripción en el Registro Mercantil conforme al artículo 81 del RRM.

Los empresarios individuales aunque no tengan la obligación de su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en el Régimen de estimación directa, deberán llevar su contabilidad según las normas del Código de Comercio (artículo 67 del Reglamento del IRPF).

Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica como por ejemplo la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.

Las Sociedades Profesionales, incluidas las Civiles Profesionales.

Las Entidades que indica la Ley de 1994 en concreto la Disposición Adicional 7ª de la Ley 30/1994, de 24 de Noviembre, de Fundaciones y de Incentivos Fiscales a la Participación Privada en Actividades de Interés General amplia la obligación a todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades, por lo que, también legalizarán sus libros contables en el Registro Mercantil, Fundaciones, Asociaciones, etc.
¿Quién no puede legalizar sus libros contables en el Registro Mercantil?
No pueden legalizar sus libros contables:
  • Los profesionales.
  • Las Sociedades Civiles (excluyendo las profesionales).
  • Las Comunidades de Bienes (si podrán legalizar sus libros, los comuneros como empresarios individuales, según Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 16 de Febrero de 2000, publicada en el BOE el 9 de Marzo de 2000).
  • Las Herencias Yacentes.
  • Las Cooperativas de ámbito estatal.
¿Qué plazo legal tiene el empresario para legalizar sus libros contables?
La legalización de los libros contables debe realizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social como indica el artículo 27.2 del Código de Comercio y el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. Los libros en blanco no tinen plazo.
¿Qué libros obligatorios debe de legalizar el empresario?
Los libros indicados en el artículo 25 del Código de Comercio, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro de Diario, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales.

El libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad, artículo 26 del Código de Comercio y artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil.

El libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedad Anónima y el libro de Registro de Socios en el caso de Sociedad Limitada conforme a lo dispuesto en el artículo 27.3 del Código de Comercio.

El libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal conforme al artículo 128 de la Ley de Sociedades Limitadas.

El libro de Garantías otorgadas por la Sociedad de Garantía Recíproca, artículo 251 del Reglamento del Registro Mercantil.

Y cualesquiera otros que se lleven por los empresarion en el ámbito de su actividad, artículo 329 del Reglamento del Registro Mercantil.
¿En qué tipo de soporte puedo legalizar los libros contables?
Conforme a lo dispuesto en la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 31 de Diciembre de 1999, publicada en el B.O.E. de 08 de Enero de 2000, los soportes admitidos son:

  • Soporte papel: En este tipo de soporte encontramos dos posibilidades, los libros en blanco (legalizados antes de su utilización) y los libros legalizados con posterioridad a su utilización. El libro de actas, el de registro de socios, el de registro de acciones nominativas y el de registro de contratos obligatoriamente deben de ser legalizados antes de su utilización, conforme a los artículos 106 del Reglamento del Registro Mercantil, 27 del Código de Comercio y 128 de la Ley de Sociedades Limitadas, todos ellos podrán llevarse mediante hojas móviles. Todos los demás libros podrán legalizarse en blanco o ya utilizados. Los libros en blanco podrán legalizarse encuadernados o por hojas móviles, ambos casos, numerando los folios y dejando el primero de ellos sin numerar, conforme al artículo 332 del Reglamento del Registro Mercantil.
  • Soporte disco: La información contenida en el disco debe ser generada a través del programa LEGALIA (pulse el enlace). Este soporte requiere que en la presentación de la instancia junto con el disco incluyamos el certificado de la huella digital que debe estar firmado por el órgano de administración.
  • Soporte telemático: Los archivos deben generarse de la misma forma que en soporte disco pero ser enviados mediante procedimientos telemáticos por el mismo programa LEGALIA.

Para poder utilizar la vía telmática o el soporte disco el usuario debe ser abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida y expedida por el Servicio de firma electrónica del Colegio de Registradores. El teléfono de soporte del progarama LEGALIA es el 902440150 y ante cualquier duda en la presentación telemática pueden llamar al 902020306.
¿Cómo obtengo constancia de la legalización en soporte magnético y vía telemática?
En ambos casos, el presentante incluirá su correo electrónico, el Registro Mercantil le enviará por este conducto, el certificado de legalización de los libros contables.
¿Cómo puedo subsanar los datos incluidos en un libro ya legalizado?
La subsanación o modificación de los datos contables incluidos en un libro ya legalizado solo es posible a través de un nuevo libro, junto con una instáncia firmada por el administrador en la que solicite la rectificación de dichos libros. Debe traer los antiguos nuevos.
La legalización de libros contables en sociedades y entidades no inscritas
La presentación de la instancia junto con los libros deberá estar acompañada de una etiqueta fiscal original que verifique su CIF y copia del documento que acredite fehacientemente su ejercicio social y su denominación.
El libro de actas, su reglamentación y sus especialidades.

El libro de actas tiene tres especialidades muy importantes:
  1. No es posible legalizarlo una vez utilizado.
  2. En la legalización de un siguiente libro de actas, se deberá acreditar fehacientemente la finalización del anterior libro, aportándolo en el acto de presentación. Artículo 106.2 del Reglamento del Registro Mercantil.
  3. Ante la situación de extravío, se deberá aportar un acta notarial que acredite dicha situación, para poder legalizar un nuevo libro de actas. Artículo 106.3 del Reglamento del Registro Mercantil
Formato de los libros en soporte papel ya utilizados
La encuadernación de los libros para su legalización debe de cumplir los requisitos exigidos en el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil, los libros deben ser encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellos. Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados.